LIFE

【3ステップのみ】PowerPointで資料作成のポイントを解説

プレゼンをしている


・仕事でPowerPointを使って資料を作成しろと言われたが、何から手を付けていいかわからない
・そもそも資料作成が苦手
・作成まで時間がかかってしまう


資料作成って難しいですよね。

大学の授業や会社のプレゼンでPowerPointの資料を作成することあると思います。

急に作れって言われても何から始めればいいのかわからない。
時間かかりすぎて納期ギリギリ。

orz…

このような悩みに対して、お答えしてきます。

この記事を読むことで
資料作成に慣れていない人でも、短い時間でわかりやすいプレゼン資料の作り方を理解できるようになるでしょう。

本記事の内容
・PowerPointを使った資料作成でNGなこと
・PowerPointの資料作成のポイント
・まとめ:資料作りで周りに差をつけよう


僕も、資料作成は苦手でした。

作り始めたものの、

「何から手を付けたらいいのかわからない」
「途中から話の前後がおかしくなった」
「資料作成に時間かかりすぎ」
など。

正直、今でも得意とは言えません。

そんな僕でもポイントを押さえて作り始めると、資料作成が苦ではなくなりました。

そして、何より資料の作成までの時間とクオリティが圧倒的に改善されました。

今でもこのポイントをベースにして、ライターやブログの執筆活動をしています。

また、会社の後輩にポイントを伝授したところ
彼は、同期のプレゼン大会で1番になっていました。

誰でもできるようになるポイントを紹介します。

PowerPointの資料作成のポイント:工程を分けて作業する

ステップ1:ノートを使ってアイデアを出す
ステップ2:アウトラインを使って構成を決める
ステップ3:PowerPointを使ってスライドを作る


詳しくは後ほど解説します。

PowerPointを使った資料作成でNGなこと

口を開けている子供


資料作成の際、いきなりPowerPointをひらいて作ろうとするのはNGです。

多くの人は、効率の悪いプレゼンの資料の作り方をしています。

PowerPointを立ち上げて1枚目のスライドから「何を書こうかと」考えながら作っているのです。

これでは時間がかかるし、話が整理しづらいのでとてもいい資料はできません。

PowerPointの資料作成のポイント

電球を持った手


効率よくわかりやすい資料を作るには、工程を分けて作業しましょう。

PowerPointを使うのは最後です。

いきなりPowerPointを使って作り始めることは家を設計図なしに作り始めているのと同じです。

”どのような材料”を使って”どのように作るか決める”。
それから作り始めた方がいいです。

「手順が多くて余計時間がかかるんじゃないの?」と思われますが、
いきなり書き始めると、「何を書けばいいのか」や「後から見たら話のつじつまが合わない」など
問題が出てきて、最悪の場合、作り直しにある可能性もあります。

そして、やってみたらわかりますが、
工程を分けて作業した方が断然スムーズに進みます。

工程は3つだけです。

さっそく、各工程について説明します。

ステップ1:ノートを使ってアイデアを出す

ノート内のメモ
学びを結果に変えるアウトプット大全
P.157 「最強のコンディションニング術」セミナーの準備のためのアイデア出し。


「どんなことを話すのか、話したいのか」アイデアを可能な限りノートに書き出しましょう。

この時注意すべきなのは、考えすぎないことです。

「あまり考えずに思いついたもの」を多く書きだすことが重要。

パソコンだと考えを整理しようと無意識に思ってしまいアイデアが十分に出ません。
なのでノートのほうが望ましいです。

次に、見開きのノートを4分割します。

画像のように時系列に合わせて話す内容を整理し、時計をイメージして、
「右上」「右下」「左下」「左上」の順に、発表時間を考慮して書き込んでいきます。

例えば、投資の話であれば、
右上:導入、右下:入門編、左下:実践編、:左上:まとめ
という感じに。

ここまでできれば、
発表の前半と後半でどんな話をするのか決まっている状態まで落とし込めたことになります。

ステップ2:アウトラインを使って構成を決める

アウトラインの例


Word の機能の「アウトライン」を使って設計をしていきます。

アウトラインの特徴は、第1章、第1節、第1項、詳細というように、階層別に記述できる点です。

また、第1節、第2節を簡単に入れ替えることもできるので、
話の構成を入れ替えることもスムーズにできます。

構成を可視化できるので、頭の中で考えるよりも整理できておすすめです。

前述したように、
設計図なしに作成はできないので、ここの工程がとても重要です。

ステップ3:PowerPointを使ってスライドを作る


ここで初めて、PowerPointを使います。

前の項目で、
「どのように作るか」「どうやって作るか」まで決まっており、材料はすべて整った状況です。

あとは、PowerPointを開いて構成通りにスライドを作成していくだけとなります。

ただ、決まった内容を黙々と書いていくだけなので、ここからは一気にスピードが上がるでしょう。

まとめ:資料作りで周りに差をつけよう

ガッツポーズをしている男


PowerPointの資料作成のポイントについて解説しました。
このポイントを押さえることで、今までの1/3の速さでスライドの作成ができるでしょう。

PowerPointの資料作成のポイント:工程を分けて作業する

ステップ1:ノートを使ってアイデアを出す
ステップ2:アウトラインを使って構成を決める
ステップ3:PowerPointを使ってスライドを作る

今から資料を作る方や、資料作りが苦手な人はぜひ参考にしてください。

クオリティと作成スピードが上がること間違いなしです。




-LIFE
-

© 2021 Iwaken Blog